Cómo crear una oficina a la que tus colaboradores (as) quieran volver.

Las oficinas no están muertas, pero necesitan ser repensadas.

Por qué debería importarte.

• El trabajo híbrido es el futuro. En este nuevo paradigma, las empresas necesitan repensar su espacio de oficina.

• Descubre seis cosas que deberías tener en cuenta si deseas tener éxito y prosperar.

La pandemia de COVID-19 puso patas arriba nuestra vida laboral, especialmente la vida de los trabajadores de oficina. Como las oficinas estaban vacías en el punto álgido de la pandemia, se creó una oportunidad para repensar las convenciones tradicionales del espacio de oficina; desde el papel que desempeña para impulsar la cultura de la empresa y aumentar la eficiencia empresarial, hasta la colaboración y la experiencia general de los empleados.

Después de más de dos años de trabajo remoto e híbrido, y el advenimiento de una mayor flexibilidad, surgió la pregunta: ¿cómo se crea un espacio de oficina ágil que se adapte a la nueva realidad de trabajo híbrido remoto y al mismo tiempo refleje los valores de la empresa?

Los trabajadores de hoy quieren un espacio de trabajo que permita la transparencia, un estilo de gestión que se preocupe por su salud mental y una cultura empresarial que se centre en el impacto y menos en la rigidez del trabajo de oficina tradicional de nueve a cinco.

Basado en su experiencia, Mor Beldau - director global de recursos humanos en monday.com, y ayudar a abrir nuevas oficinas en Israel, Reino Unido y Australia durante la pandemia, aquí nos entrega seis consejos esenciales sobre cómo crear un espacio de oficina moderno que a los empleados les encante.

Refleja tus valores fundamentales en el espacio de tu oficina.

Es hora de decirlo en voz alta: no necesitas un logotipo de empresa en tu oficina. Un logotipo no es el corazón de su empresa, sino tu gente. Muchas personas están cansadas y abrumadas por cientos de logotipos que las rodean todos los días, tratando de llamar su atención dondequiera que miren, ya sea en línea o fuera de línea.

En esta realidad cargada de logotipos, los empleadores tienen la oportunidad única de otorgar silencio de logotipo a sus empleados en la oficina, lo que les permite experimentar los valores de la empresa en lugar de solo ver el logotipo dondequiera que miren. Transfiere la cultura de su empresa a la estética y el diseño de su espacio de trabajo, para que realmente se sienta como un lugar donde sus empleados quieren estar.

Los valores de su empresa deben convertirse en parte de la experiencia real del día a día para que las personas realmente los compartan y los refuercen. El espacio de oficina puede jugar un papel crucial en la creación de esa experiencia.

Piensa en los valores fundamentales que dan forma a la cultura de tu empresa y cómo podrían transferirse a través de la oficina.

Algunos ejemplos:

• Transparencia: colocar tableros en las paredes para mostrar en qué están trabajando los diferentes equipos en un momento dado da una sensación de verdadera inclusión para todos en el espacio. Aumentar la visibilidad es una forma de crear una cultura de empoderamiento, y un equipo más empoderado es un equipo más productivo.

• Colaboración: crea configuraciones que se asemejan a las de un hogar y al mismo tiempo permite que las personas colaboren de manera segura. Piensa en formas de promover las interacciones sociales, como tener una escalera central que conecte todos los pisos o crear espacios más acogedores para reuniones informales.

• Empoderar la propiedad y el impacto: no tener oficinas personales, ni siquiera para el liderazgo, ayuda a repensar la jerarquía de los empleados y fomentar una conexión entre los equipos. Cree un espacio de trabajo flexible que se adapte a diferentes estilos de trabajo y ayude a todos a ser más productivos.

• Hacer que todos se sientan seguros y como en casa: crea espacios abiertos para seis a ocho personas para facilitar la comunicación en equipos más pequeños mientras se mantiene una sensación de apertura y transparencia para un equipo más grande. Para que las personas se sientan bienvenidas, diseñe cada entrada en cada piso con una cocina y una habitación para invitados en lugar de una recepción o un mostrador de seguridad.

Crea una experiencia universal para equipos híbridos.

A medida que nos volvemos híbridos, es importante mantener a todos incluidos y garantizar que las personas que trabajan de forma remota siempre se sientan parte del equipo. Es fácil sentirse excluido cuando te unes a una reunión de forma remota mientras el resto del equipo está en la sala de reuniones de la oficina. Ocurre con demasiada frecuencia que se pasa por alto a quienes trabajan de forma remota, la conversación se vuelve confusa y solo se escucha la voz de quienes están físicamente en la oficina.

Para evitar eso, debes instalar muy buenas cámaras y sistemas de audio en todas las salas de reuniones. Alternativamente, introduce una regla de que, si hay al menos una persona trabajando de forma remota, la reunión debe realizarse en Zoom.

Introducir variedad en el espacio de oficina.

Ahora estamos acostumbrados al trabajo híbrido. Por lo tanto, necesitamos crear más espacios de trabajo para que se sientan como en casa, así como puedan adaptarse a diferentes necesidades dependiendo de cómo trabajen mejor las personas.

Por ejemplo, en lugar de tener un solo tipo de escritorio, incorpora otras opciones como escritorios de pie, sofás, bancos, asientos reclinables o incluso sillones de masaje. También puedes crear diferentes tipos de espacios, como áreas abiertas o salas más pequeñas, para concentrarse en el trabajo.

Además, puedes diseñar un espacio estilo sala de estar para que cada equipo pueda intercambiar ideas en un ambiente acogedor y relajante. El cambio al trabajo híbrido también significa que algunas personas ahora vienen a la oficina de manera ad hoc para reuniones de equipo y eventos sociales. Por lo tanto, debe crear más espacios para reuniones y lluvias de ideas de equipos y grupos más grandes.

Mejora tus iniciativas de apoyo a la salud mental.

Según la Mental Health Foundation, los problemas de salud mental son la principal causa de ausencia por enfermedad. La pandemia no facilitó esta situación. En respuesta a esta crisis de salud mental, es importante que las empresas se alineen con un programa de apoyo a la salud mental.

Para ayudar a prevenir el agotamiento y la fatiga de manera efectiva, estos programas deben cubrir los diferentes aspectos del negocio, desde invertir en capacitación de gerentes hasta cambiar a herramientas colaborativas que hacen que la comunicación del equipo sea más transparente y efectiva.

El uso inteligente del espacio de oficina también puede ser parte de la solución. Esto va más allá de instalar cápsulas para dormir, tener clases de yoga gratuitas (que también son beneficiosas) y crear una sala de meditación para que los empleados tomen un respiro cuando lo necesiten.

Muchas empresas hacen que la asesoría sea parte de su paquete de beneficios para los empleados. Otras empresas, incluida Google, están introduciendo asesoramiento psicológico en la oficina. Esto hace que el asesoramiento sea lo más accesible posible para los empleados.

Recopila comentarios regularmente y nunca dejes de evolucionar.

Al igual que la industria de la tecnología y las personas que trabajan en ella, las oficinas deben ser flexibles y estar en constante evolución.

La necesidad de adaptarse y cambiar se ha vuelto particularmente evidente en los últimos dos años. Es posible que hayas creado un entorno de oficina perfecto para hoy, pero es posible que debas ajustarlo para satisfacer nuevas necesidades el próximo trimestre. Siempre debes estar aprendiendo qué funciona y que se puede mejorar.

Para encontrar la dirección correcta para el cambio, deja que las personas de tu empresa desempeñen un papel importante en la configuración de tu empresa y, por extensión, de tus oficinas. Puedes lograr esto recopilando comentarios a través de encuestas públicas y anónimas, reuniones individuales, grupos de enfoque y foros abiertos para preguntas y respuestas.

Además, puedes involucrar a las personas en la planificación y el diseño de su piso en la oficina y asignar un presupuesto dedicado para garantizar que cobre vida. De esta manera, puedes estar seguro de que el espacio de la oficina refleja las necesidades y preferencias de los empleados.

Fomenta la creatividad en la oficina,

La magia de la conexión humana ocurre cuando tomamos un café con un colega, intercambiamos ideas después de una reunión o simplemente caminamos juntos a la oficina. Sin embargo, puede ser un desafío reunir a las personas durante y después de una pandemia, que requiere que se distancien unos de otros.

Incluir a todos en la conversación, siempre pedir comentarios, pensar en nuevas formas de apoyar a las personas y reflejar los valores fundamentales en el espacio de la oficina son claves para crear un nuevo entorno de espacio de trabajo colaborativo para su equipo.

Con estos consejos, estará bien encaminado para crear un espacio de oficina moderno al que la gente quiera volver.

Fuente: "How to create an office people want to return to", Hadas Mor-Feldbau, UNLEASH.