Las empresas no están listas.
Los crecientes costos de cumplimiento del trabajo remoto podrían empujar a más empleadores a traer trabajadores de regreso a la oficina.
Los debates sobre las ventajas y desventajas de los arreglos de trabajo remoto han tendido a centrarse en los desafíos relacionados con el mantenimiento de la productividad de los trabajadores, la creación de una cultura empresarial y el mantenimiento de los límites entre el trabajo y el hogar.
Ahora, los empleadores enfrentan un desafío adicional: cumplir con un conjunto creciente de marcos regulatorios que rigen el trabajo remoto.
Para la mayoría de los trabajadores, trabajar desde casa alguna vez fue un beneficio de temporada o un arreglo especial que ofrecía su empleador. Ahora, lo que comenzó como una respuesta de emergencia a la pandemia de COVID-19 se ha convertido en una rutina. Entre 2019 y 2021, el número de personas que trabajan principalmente desde casa aumentó del 5,7 % al 17,95 % de todos los trabajadores en Estados Unidos y del 14,6 % al 24,4 % en Europa.
Con nuevos datos que muestran que el trabajo remoto podría ahorrar a las empresas hasta USD 10,600 por empleado anualmente, y los principales empleadores como 3M, SAP y Spotify se comprometen a hacer que los programas de trabajo remoto sean permanentes, parece que la tendencia llegó para quedarse.
Pero la mayor flexibilidad y el ahorro de costos del trabajo remoto también significan que los empleadores ya no tienen el tipo de control sobre la seguridad y la estabilidad de los entornos de trabajo de sus empleados que solían tener; a los empleados también les puede resultar más difícil separar su trabajo y su vida personal. Estos problemas han provocado un aumento en los nuevos desarrollos regulatorios destinados a garantizar que los trabajadores remotos, los trabajadores domésticos y los teletrabajadores estén protegidos por la legislación y las pautas ambientales, de salud y seguridad existentes y que los empleadores no infrinjan las leyes laborales.
Modalidades de trabajo flexibles: un concepto, muchas dimensiones.
La creciente red de minucias regulatorias que rigen los acuerdos de trabajo flexible en todo el mundo plantea un gran desafío para las multinacionales. Estas empresas ahora deben lidiar con diferentes requisitos de cumplimiento en diferentes jurisdicciones, dependiendo de cómo los gobiernos definan e interpreten términos como trabajo remoto, teletrabajo y trabajo desde casa.
Por ejemplo, en España, el trabajo a distancia se define como una actividad laboral que se realiza en el domicilio del trabajador o en otro lugar de su elección al menos el 30% del tiempo durante un período de tres meses. El teletrabajo es una subcategoría del trabajo remoto que requiere que el trabajo se realice a través de sistemas de telecomunicaciones. Todo esto está detallado en la Ley 10/2021 de trabajo a distancia de España. Entre los requisitos del empleador se encuentra un acuerdo por escrito para todos los empleados que teletrabajan que incluye el horario detallado del trabajador, el lugar de trabajo y cómo la empresa controlará sus actividades relacionadas con el trabajo. Las multas por incumplimiento pueden ir desde los 70 euros por infracciones leves hasta más de 225.000 euros por incumplimientos importantes.
De manera similar, Alemania presentó un proyecto de ley en enero de 2021 que establece una distinción clara entre el trabajo móvil, que es cualquier trabajo que utiliza tecnología de la información que se realiza fuera de las instalaciones comerciales, y el teletrabajo, que se define como el trabajo que se realiza de forma exclusiva y permanente en el casa del empleado. Los detalles de la Ley de trabajo móvil pendiente que aún se están finalizando incluyen una extensión del seguro de accidentes laborales para cubrir las oficinas en el hogar de los empleados y la implementación de un sistema de registro para garantizar que los empleados no trabajen más allá de un número máximo de horas.
El fenómeno es verdaderamente de naturaleza mundial. Se está desarrollando en América Latina con tres regulaciones distintas para el teletrabajo, el trabajo desde casa y el trabajo remoto en Colombia, y una nueva ley sobre el teletrabajo en Perú. En la región de Asia-Pacífico, Filipinas introdujo revisiones a su Ley de Teletrabajo que incluyen requisitos específicos para las empresas que trabajan en el sector de TI y en ciertas zonas económicas.
La creciente red de minucias regulatorias que rigen los acuerdos de trabajo flexible en todo el mundo plantea un gran desafío para las multinacionales.
Incluso en los EE. UU., que no ha visto ninguna legislación directa que rija los acuerdos de trabajo flexible desde la Ley de Mejora del Teletrabajo de 2010 , han surgido una serie de leyes locales que afectan prácticas como la tributación interestatal y el reembolso de gastos, creando desafíos de cumplimiento complicados. Por ejemplo, las leyes a las que se hace referencia como la regla de la conveniencia del empleador que actualmente están en los libros en solo cinco estados (Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva York y Pensilvania) permiten a las autoridades fiscales estatales imponer un impuesto sobre la renta sobre los salarios ganados por un empleador con sede en ese estado, incluso si el empleado tiene su sede fuera del estado. Asimismo, varios estados exigen que las empresas paguen los gastos en los que incurren los empleados mientras trabajan desde casa.
El derecho a desconectarse.
Además de la creciente lista de leyes locales que afectan el trabajo que ocurre fuera de una oficina tradicional, el fenómeno del trabajo remoto también ha dado lugar a nuevas propuestas legislativas que limitan las horas de trabajo. Este derecho a desconectarse se ha convertido en un gran problema en la Unión Europea, que busca formalizar los derechos de los empleados a desconectarse del trabajo y abstenerse de comunicaciones electrónicas relacionadas con el trabajo fuera del horario laboral.
Algunos estados de la UE tienen leyes que establecen dichos límites, como en Francia, donde el código laboral exige que todas las empresas con 50 empleados o más lleguen a un acuerdo con los representantes de los trabajadores que regule el uso de dispositivos digitales durante los períodos de descanso y licencia. Hay leyes similares en Italia y España, pero la idea de una directiva a nivel de la UE destinada a limitar formalmente la cultura siempre activa del lugar de trabajo contemporáneo presenta una serie de nuevas complejidades para los empleadores. Entre ellos: la necesidad de poder monitorear y medir el tiempo de trabajo de los empleados remotos, el desarrollo de contratos escritos que describan los derechos de los trabajadores y la alineación de la compensación por cualquier trabajo realizado fuera del horario laboral prescrito.
En América Latina, el derecho a la des conexión ha ido evolucionando junto con las regulaciones sobre el trabajo flexible. Por ejemplo, la ley de teletrabajo de Uruguay exige que los empleadores y los tele trabajadores acuerden un horario de des conexión que debe incluirse en el contrato de trabajo. Asimismo, Argentina, Chile y Perú garantizan el derecho a la des conexión de los tele trabajadores. En 2022, Colombia adoptó una ley sobre el derecho a la des conexión que se aplica a todas las modalidades de trabajo. Y en Canadá, la provincia de Ontario requiere que los empleadores tengan una política escrita sobre la des-conexión de los empleados.
Las empresas enfrentan presión.
La mayoría de las empresas no están preparadas para este nivel de gestión del trabajo remoto y muchas están empezando a enfrentarse a desafíos legales. Una demanda colectiva presentada en 2021 en California alega que un banco multinacional no reembolsó los gastos comerciales incurridos por los empleados de servicio al cliente que trabajaban desde casa durante la pandemia de COVID-19 y clasificó erróneamente a las personas como exentas de salarios por horas extras y descansos para comer y descansar. En Europa, un tribunal holandés dictaminó recientemente que un empleado fue despedido injustamente por negarse a mantener su cámara web encendida durante varias horas al día. En diciembre pasado, en un caso que podría sentar un precedente en Alemania, un tribunal dictaminó que cuando un empleado que trabaja a distancia se resbaló en el camino de su cama a la oficina de su casa, calificó como un accidente laboral.
Todo esto significa que permitir que un gran número de empleados trabajen desde cualquier lugar empieza a ser mucho más complicado. Es posible que los empleadores deban realizar un seguimiento más detallado de las horas de trabajo individuales y estar al tanto de las definiciones detalladas de trabajo remoto, trabajo desde el hogar o teletrabajo en cada jurisdicción donde se encuentran los empleados, y hacer referencias cruzadas de impuestos federales, estatales y locales aplicables. leyes
Los empleadores que adoptaron la revolución del trabajo remoto entendieron cómo podría ayudarlos a mantenerse resistentes, nutrir a sus mejores talentos y ahorrar algo de dinero en bienes raíces comerciales. Desafortunadamente, los errores en la forma en que administran a los empleados remotos podrían deshacer gran parte de esa buena voluntad, creando una mala óptica y exponiéndolos a sanciones financieras significativas en el camino.
¿Estos mayores riesgos y responsabilidades potenciales compensarán las ventajas del trabajo remoto a los ojos de las grandes corporaciones? Eso dependerá del empleador. Recientemente, a medida que la economía comenzó a desacelerarse y se levantaron las medidas de salud pública, muchos empleadores comenzaron a revertir el rumbo de sus políticas de trabajo remoto, citando una mayor productividad y colaboración en un entorno de oficina. Los empleadores que desean que sus empleados vuelvan a la oficina podrían comenzar a señalar los crecientes costos de cumplir con las regulaciones de trabajo remoto como otra razón para volver a la forma anterior de hacer las cosas. Mientras tanto, muchos otros empleadores se han duplicado en el trabajo remoto , insistiendo en que es el camino del futuro y utilizando estructuras de trabajo flexibles como una herramienta estratégica de contratación.
No importa dónde caiga su empresa en el debate del trabajo remoto, el diablo está en los detalles cuando se trata de lograr el resultado deseado. Si va a tener empleados trabajando fuera de la oficina, deberá analizar los matices jurisdiccionales en cada mercado. A medida que los límites entre el trabajo y la vida en el hogar continúan desdibujándose, los empleadores que ofrecen arreglos de trabajo flexibles como beneficio adicional deben tomar medidas proactivas para asegurarse de que realmente están creando un entorno seguro y saludable para los empleados, y que tienen la evidencia concreta de esos. medidas cuando surgen problemas potenciales.
Fuente: MIS Sloan Management Review.
SOBRE EL AUTOR
Jimena Murillo Chávarro es consultora sénior regulatoria ambiental, de salud y seguridad en Enhesa, un proveedor de inteligencia regulatoria y de sustentabilidad global.